Was ist ein Zeitplanbuch?

Das klassische Planungsinstrument beim Zeitmanagement ist das so genannte Zeitplanbuch.
Das Zeitplanbuch ist ein Loses-Blatt-System, das in einem Ringbuch zusammengefasst ist. Üblich ist das A5- und A6-Format. Es enthält verschiedene Übersichten von Tagesplänen bis hin zu Mehrjahresplänen. Durch das Ringbuchsystem können Sie das Zeitplanbuch nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. Das Zeitplanbuch bietet in der Regel Formularhilfen zur:

• Zielsetzung

• Aktivitätenplanung, To-do-Liste

• Zeitdauerplanung

• Prioritätensetzung

Ein Zeitplanbuch ist also etwas ganz anderes als ein normaler, üblicherweise fest gebundener Terminkalender. Für Zeitplanbücher gibt es EDV-gestützte Lösungen.

Mit dem Zeitplanbuch den Zeitfresser auf Diät setzen  

Aufbau eines Zeitplanbuches

In der Regel gliedert sich ein Zeitplanbuch in folgende Abschnitte:

Kalendarium
Der wichtigste Teil des Zeitplanbuches enthält die Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne.

Ziele und Aufgaben
Enthält Formularhilfen für die Zielformulierung: die Aufgabenlisten, auch To-do-Listen genannt.

Datenteil
Hier finden Sie feste Termine, wie zum Beispiel Messen oder Ferien. Sie können sich eine Geburtstagsliste anlegen oder andere wichtige Daten notieren.

Adressteil
Durch das Lose-Blatt-System lässt sich die Adressdatei flexibel füllen. Vielleicht haben Sie sich bei Ihrem fest gebundenen Adressbuch schon mal geärgert, das »X« und »Y« leer sind, wogegen »S« oder »M« schon überquellen. Und es soll ja Menschen geben, die jedes Jahr ihre gesamten Adressen in ihr neues Terminbuch übertragen, das hinten einen integrierten Adressteil hat. Na ja, auch eine Möglichkeit, die Feiertage zu verbringen. Durch das Ringbuchsystem mit Loser-Blatt-Sammlung gehört das der Vergangenheit an.

Archivordner
Der Archivordner gehört nicht zum eigentlichen Zeitplanbuch. Er ist ein getrenntes Ablagesystem, in dem Sie Ihre vergangenen Pläne übersichtlich ablegen können. So haben Sie Zugriff auf vergangene Planungsdaten.

Das Zeitfenster

Dagmar benutzt einen gebundenen Terminkalender. Wenn das Jahr zur Neige geht, muss sie immer zwei von diesen »Büchern« mit sich herumtragen. Denn am Ende des Jahres gibt es immer Termine, die in das nächste Jahr reichen. Sie hat dann immer ein Buch voll mit uralten Terminen, die schon längst erledigt sind, und einen fast leeren Kalender mit wenigen Eintragungen. Darüber hat sie sich schon immer geärgert.

Um so mehr ist sie begeistert, als sie von dem Zeitfenstersystem des Zeitplanbuches hört. Das Prinzip ist folgendes: Im Kalenderteil des Zeitplanbuches hat sie immer nur die aktuellen Tagespläne dabei. Es hat sich bewährt, die vergangenen Tagespläne etwa eine Woche und die zukünftigen Tagespläne etwa zwei bis drei Wochen mitzuführen.

Die alten Tagespläne werden herausgenommen und gegebenenfalls archiviert. Die neuen Tagespläne werden hinzugeheftet. Aufgaben, Ziele und Termine werden von der längerfristigen Planung in die kurzfristige übertragen.
Die Übersichten wie Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahrespläne reichen entsprechend längerfristig in die Zukunft.