Aufbau eines Tagesplans

Jeder Anbieter von Zeitplanbüchern setzt andere Schwerpunkte in der Gestaltung. Die hier vorgestellten Beispiele enthalten die typischen Elemente eines Zeitplanbuches. Die Eintragungen in ein Zeitplanbuch werden mit einem Bleistift gemacht, wodurch Sie die Notizen bei Terminverschiebungen einfach verändern können. Schauen wir uns den Tagesplan von Dagmar etwas näher an.

Notizen/Sonstiges

Die oben aufgeführten Punkte sind klassische Elemente eines Tagesplans. Weitere Informationen, die ein Tagesplan enthalten kann, sind Notizmöglichkeit, Formularhilfen für statistische Daten, Tagesvorsätze oder Motti.

Aktivitätenliste, To-do-Liste

Das zweite wichtige Element ist die Aktivitätenliste (To-do-Liste), die die zu erledigenden Aktivitäten enthält. In dieser Liste stehen keine Ziele, sondern Aktivitäten, die eine gewisse Zeitdauer in Anspruch nehmen.

Zeitschiene

Als zentrales Element finden Sie die Zeitschiene für den Tag. Hier werden die Aktivitäten aus der Aktivitätenliste über den Tag verteilt.

Erledigungsspalte

Die Erledigungsspalte kennzeichnet, ob eine Arbeit beendet oder noch offen ist. Wenn sich durch Terminverschiebungen oder unvorhergesehene Aktivitäten nicht alle Dinge erledigen lassen, müssen diese auf den nächsten Tag übertragen werden.

Zeitdauer auf der Zeitschiene planen

Der Tageszeitverlauf enthält eine Zeitschiene, in der nicht nur der Zeitpunkt, sondern auch die Zeitdauer der Aktivität gekennzeichnet werden kann. Die Besprechung zum Thema Fahrradständer ist von 15:00 bis 15:45 Uhr geplant. Dieser Bereich ist auf der Zeitschiene schraffiert. Hier kann die Planungsregel, für eine Aktivität nicht einen Zeitpunkt, sondern eine Zeitdauer zu planen, anschaulich umgesetzt werden. Aus der Erfahrung »Eine Sache braucht so viel Zeit, wie zur Verfügung steht« plant Dagmar für jede Arbeit selbstbestimmt eine Zeitdauer ein.

Pufferzeiten

Wie man sieht, hat sich Dagmar auch an die 60-40-Regel gehalten. Das heisst, 60% der Tageszeit verplanen und 40% für Unvorhergesehenes und Spontanes zu reservieren. Zwischen den schraffierten Zeitblöcken in der Zeitschiene sind Lücken, die Pufferzeiten. Wäre die gesamte Schiene schwarz durchschraffiert, wäre der Tagesplan von vornherein zum Scheitern verurteilt.

Gleiche/ähnliche Aufgaben in Blöcken

Die verschiedenen Telefonaktionen und Korrespondenzen hat Dagmar zeitsparend in Blöcken zusammengefasst, um die Arbeiten rationeller erledigen zu können. So vermeidet Dagmar den so genannten »Sägezahneffekt«.

Planerische Arbeit

Um 16:30 Uhr hat Dagmar sich Zeit reserviert für die planerische Arbeit. Hier erstellt sie den Tagesplan für den darauffolgenden Tag.

Kalendarium

Das Kalendarium ist der entscheidende Teil des Zeitplanbuches. Zentrales Planungsinstrument ist der Tagesplan, das bedeutet, dass Sie ein Blatt für die Planung eines Tages zur Verfügung haben. Der Tagesplan ist immer Bestandteil des Zeitplanbuches. Für die längerfristige Planung können Sie zwischen Wochen-, Monats-, Quartals-, Halbjahres-, Jahres- und Mehrjahresplänen auswählen. Durch das Lose-Blatt-System können Sie individuell entscheiden, welche Übersichten für Sie am nützlichsten sind.

Informationen

Bewegen Sie die Maus über das Informationszeichen erhalten Sie zusätzliche Informationen zu dem Tagesplan.

Prioritäten

In der ABC-Spalte lässt sich der einzelnen Aktivität eine Priorität nach der ABC-Analyse zuordnen. Zum Beispiel hat der Dachentwurf von Dagmar Priorität A im Gegensatz zum Mittagessen mit Herrn Schuber, das nur Priorität C hat. Hier kann sie das Prinzip der ABC-Analyse in ihrer Tagesplanung umsetzen. Für A-Aufgaben wird wesentlich mehr Zeit eingeplant als für B- oder C-Aufgaben.