Somit ist klar, was entschieden werden muss, um den Projketstrukturplan für das »Buch-Projekt« zu erstellen. Es fehlen die Vorgänge und Sammelvorgänge. Die Meilensteine haben wir schon aus dem Meilensteinplan. Jetzt lautet die Frage: »Was muss getan werden, um die Meilensteine zu erreichen?« Diese Aktivitäten sollen in sinnvollen Vorgängen beschrieben werden. Die Sammlung der Aktivitäten kann zum Beispiel in Form eines Brainstorming, Mind-Map oder einer Kartenfrage erfolgen. Mehr dazu im Kapitel 9. In unserem Beispiel trifft sich das fünfköpfige Projektteam bei Helga in der Redaktion. Helga hat einen großen Bogen Papier auf eine Pinnwand gespannt. Darauf hat sie schon das Thema und die Meilensteine notiert. Auf Zuruf der Teammitglieder entsteht eine Sammlng der Aktivitäten. Im nächsten Schritt werden die Aktivitäten zu sinnvoll zusammengehörigen Vorgängen gebündelt und den Meilensteinen zugeordnet.

Wenn die dem Meilenstein zugeordneten Vorgänge abgearbeitet worden sind, ist der Meilenstein erreicht. Mehrere Vorgänge, die thematisch zusammengehören, werden in einem Sammelvorgang zusammengefasst. Am Ende dieser diskussionsreichen Sitzung ist folgende Übersicht entstanden:

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan, kurz PSP, gibt eine Übersicht über die Meilensteine, Vorgänge und Sammelvorgänge des Projektes. Es entsteht eine hierarchische Struktur der Vorgänge. Diese Struktur kann mehrere Gliederungsebenen besitzen. Wie detailliert gegliedert werden sollte, hängt von der Größe des Projektes ab. Auf die Gliederungsebene lässt sich ein Nummernsystem übertragen. Untenstehend sehen Sie ein schematisches Beispiel für einen Projektstrukturplan.

Das ist der Projektstrukturplan, in dem alle Meilensteine, Vorgänge und Sammelvorgänge des Projektes in übersichtlicher Weise dargestellt sind. Was muss beispielsweise alles getan werden, um den Meilenstein »Erste Fassung ist fertig« zu erreichen? Harald muss die Texte schreiben und die Hand-Entwürfe der Abbildungen liefern. Aus den Bleistiftskizzen von Harald fertigt Peter die Reinzeichnungen auf dem PC. Diese Vorgänge sind im Sammelvorgang »Erste Fassung erstellen« zusammengefasst.

Zwischenbemerkung: Vorgänge befassen sich nicht mit der »inhaltlichen« Ebene der Tätigkeit. Die Buchprojekt-Planungsgruppe entscheidet in dieser Planungsphase »nur«, dass es den Vorgang »Text schreiben« im Projekt gibt, sie schreibt nicht den Text. Es wird geplant, dass es die Phasen »Präsentationsvorbereitung« gibt, die Präsentation wird nicht vorbereitet. Die inhaltlichen Arbeiten erfolgen erst, wenn dieser Vorgang im Projekt läuft. Klingt logisch, trotzdem passiert es immer wieder, dass in dieser Planungsphase schon inhaltliche Ideen diskutiert werden. Soll zur Präsentation ein kaltes Buffet organisiert werden, wird ein Beamer benötigt und muss es unbedingt eine schöne Raumdeko mit Blumen geben? Gerade wenn im Planungsteam Personen dabei sind, die für die konkrete Umsetzung der Vorgänge verantwortlich sind, werden Sie immer wieder inhaltliche Ideen und Diskussionen dabei haben. Das ist nicht tragisch. All diese Ideen können Sie in dieser Phase schon festhalten, sie haben aber nichts mit dem Projektstrukturplan zu tun. Versuchen Sie in der Planungsdiskussion, zum Projektstrukturplan zurückzuführen. In dieser Phase der Planung kann es für die Teammitglieder auch erleichternd sein, noch keine inhaltlichen Lösungen zu präsentieren. Man plant die Vorgänge und macht sich noch keine Gedanken über die Umsetzung. In der Planungsphase wird noch keine »eigentliche« Projektarbeit geleistet. Die Projektarbeit wird geplant.