Das Balkendiagramm

Das Balkendiagramm ist die klassische Darstellungsweise der Projektaktivitäten. Um ein Balkendiagramm zu »bauen«, brauchen Sie nur zwei Bausteine:

Meilensteine

als »besondere Meilensteine«

Projektstart

Projektziel

Vorgänge (Projektaktivitäten)

und zur besseren Übersicht

Sammelvorgänge, in denen

mehrere Vorgänge zusammengefasst sind.

Projektstart

Zu einem bestimmten Zeitpunkt geht es los. Der Startschuss fällt. Der Projektstart ist sozusagen der erste Meilenstein.

Meilensteine

Meilensteine sind klar erkennbare Zwischenziele. Was ist ein guter Meilenstein? Wählen Sie Zwischenziele, bei denen es keine »Diskussion« gibt, ob das Ergebnis erreicht ist oder nicht. Beispiel: Beim Hausbau ist das Richtfest ein klassischer Meilenstein. Die Definition: »Dachstuhl ist fertig.« Niemand würde vorschlagen, Richtfest zu feiern, wenn das Dach zu 80% fertig ist. Sie können sich vorstellen, wie die Zimmerleute jeden Tag mit ihrem Schnaps in der Hand vor ihrem Werk stehen würden, um zu diskutieren, ob schon 80% fertig sind oder erst 78% oder vielleicht schon 84%? Richtfest verpasst? Dann doch schon besser Richtfest bei »Dachstuhl ist fertig« und keine Diskussion. Ein schönes Kriterium für Meilensteine sind »Feierzeitpunkte«, wenn Sie sagen: »Wenn das erreicht ist, können wir feiern, dann stoßen wir an.« Das ist meist auch ein guter Meilenstein. Noch ein wichtiger Aspekt zur Planungslogik. Meilensteine sind immer Zustände, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sind. Meilensteine haben keine Zeitdauer. Der Meilenstein hat die Dauer »null«. Der Dachstuhl ist zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig. Der Vorgang der Erstellung nimmt Zeit in Anspruch, der Meilenstein »Dachstuhl fertig« hat keine Dauer.

Projektziel

Das Projektziel ist erreicht, wenn alle Projektaktivitäten abgeschlossen sind. Alle Meilensteine sind erfolgreich erreicht worden. Man könnte auch sagen, das Projektziel ist der letzte Meilenstein.

Vorgänge

Gut, die Meilensteine sind die Zwischenziele, die erreicht werden sollen. Aber irgendetwas muss ja auch getan werden, um die Meilensteine und letztendlich das Projektziel zu erreichen. Vorgänge müssen stattfinden. Bei der Beschreibung von Vorgängen versucht man, die Projektaktivitäten in sinnvolle Einheiten zu fassen, die möglichst in einem »zeitlichen Block« zusammengefasst werden können. Für den Dachstuhl muss zum Beispiel Holz besorgt werden. Das könnte als der Vorgang »Holz besorgen« bezeichnet werden. »Holz zurechtschneiden« wäre ein anderer Vorgang.
Nochmals zur Planungslogik. Vorgänge haben immer eine Zeitdauer. Sie können dem Vorgang immer eine Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten zuordnen. Der Vorgang »Holz besorgen« dauert drei Tage.

Sammelvorgänge

Der Übersicht halber können Vorgänge nochmals in so genannte Sammelvorgänge zusammengefasst werden. Zum Beispiel könnte man alle Aktivitäten, die mit der Besorgung von Material wie Holz, Schrauben, Nägeln, Dübeln zu tun haben, unter der Sammelaktivität »Material besorgen« zusammenfassen.

Planungslogik: Da sich die Sammelvorgänge aus den einzelnen Vorgängen ergeben, haben die Sammelvorgänge immer eine Zeitdauer.