Für das Buchprojekt hat Dagmar, die PC-Frau aus dem Team, alle Informationen in ihren Computer eingegeben und mit einem Projektplanungsprogramm ein Balkendiagramm erstellt. Hierin sehen Sie die typischen Informationen, die Sie aus einem Balkendiagramm ablesen können.

Vorgangsliste und Dauer der Vorgänge

Eine Liste mit Vorgängen, Sammelvorgängen und Meilensteinen, die aus dem Projektstrukturplan abgeleitet sind. Hier kann auch ein hierarchisches Nummernsystem übernommen werden.

In der »Tage«-Spalte ist die Dauer der Vorgänge und Sammelvorgänge notiert. Falls mit Sammelvorgängen gearbeitet wurde, ergibt sich die Dauer aus den zugeordneten Vorgängen. Deshalb muss die Dauer der Sammelvorgänge nicht extra bestimmt werden. Meilensteine, Projektstart und Projektziel sind alles Zeitpunkte und haben somit die Zeitdauer »null Tage«. Zusätzlich kann hier eine Spalte mit der Information »Start- und Enddatum« der Vorgänge aufgelistet werden.

In diesem Beispiel ist die Zeitdauer in Arbeitstagen für jeden Vorgang aufgelistet. Arbeitsfreie Tage wie Samstag und Sonntag sind nicht enthalten.

Balkendiagramm

Das wohl gängigste und auch anschaulichste Planungsinstrument im Projektmanagement ist das Balkendiagramm, auch Gantt-Diagramm genannt. Jedem Vorgang wird ein Startzeitpunkt, eine Dauer und damit auch ein Endzeitpunkt zugeordnet und in Form eines Balkens dargestellt. Haben Sie einen Projektstrukturplan, einen Ablaufplan und die Entscheidungen über Dauer und feste Termine der Vorgänge gefällt, haben Sie alle Informationen, um ein Balkendiagramm zu zeichnen. Das Balkendiagramm ist »nur noch« die grafische Umsetzung dieser Entscheidungen. Um ein Balkendiagramm zu zeichnen, müssen folgende Entscheidungen gefällt sein: Projektstart, Meilensteine, Projektziel, Vorgänge, Sammelvorgänge, Verknüpfung der Vorgänge, Dauer und Termine der Vorgänge.

Vorgänge

Jedem Projektvorgang ist ein Balken zugeordnet. Durch die grafische Darstellung lässt sich schnell und einfach die Dauer und der Start- und Endzeitpunkt jeder Projektaktivität erkennen.

Zeitachse

Oberhalb befindet sich die Zeitachse. Die Zeitachse kann unterschiedlich skaliert sein. Je nach Dauer des Projektes sind hier Tage, Monate oder Jahre dargestellt.

In diesem Beispiel sehen Sie die Monate und darunter die Einteilung in erste bis siebzehnte Projektwoche. Die arbeitsfreien Wochenenden, Samstag und Sonntag, sind als senkrechte graue Balken dargestellt.

Sammelvorgänge

Im Balkendiagramm sind Sammelvorgänge durch eine von den Vorgangsbalken abweichende Art dargestellt. Den Sammelvorgängen hierarchisch untergeordnet sind die dazugehörigen Vorgänge und Meilensteine.

Meilensteine, Projektstart, Projektziel

Meilensteine, Projektstart und Projektziel sind alles Zeitpunkte, die in diesem Beispiel durch eine Raute dargestellt sind.

Verknüpfungen

Welche Aktivität folgt welcher? Was muss vor welcher Arbeit erledigt werden? Dies wird durch die Verknüpfungen sichtbar gemacht. Grundlage für die Darstellungen der Verknüpfungen im Balkendiagramm ist der Projektablaufplan. Abgeleitet aus dem Projektablaufplan lässt sich die zeitliche Zuordnung der Aktivitäten zueinander ablesen.